PRÉAMBULE
Cette politique de confidentialité respecte le droit à la vie privée de chaque individu travaillant à l’Association québécoise des directions d’établissement retraités (AQDER) et de tout son écosystème. Elle s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès des employé.e.s et des participant.e.s (incluant les membres, les contractuels, les bénévoles, les stagiaires).
En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’AQDER.
Le contenu de cette politique est disponible pour les employé.e.s et les participant.e.s. L’information contenue dans ce document au sujet de l’organisation est de nature confidentielle et ne doit pas être communiquée ou divulguée sans autorisation de la direction générale.
Jean-Louis René
Directeur général
Responsable d’assurer la protection des renseignements personnels
QUI EST L'AQDER?
L’AQDER est un organisme sans but lucratif constitué, depuis 1976, en vertu de la Loi sur les compagnies.
Le siège social de l’Association est situé au 7855, boul. Louis-H.-Lafontaine, Montréal, H1K 4E4
MISSION
Favoriser le mieux-être des membres.
VISION
Être reconnu comme porte-parole officiel des directeurs et directrices d’établissement d’enseignement retraités.
DEVISE
S’unir, s’entraider, grandir.
L’Association québécoise des directeurs et directrices d’établissement d’enseignement retraités regroupe trois catégories de membres :
Le membre régulier :
personne retraitée qui a occupé, au cours de sa carrière, une fonction de direction d’établissement d’enseignement
Le membre conjoint :
le conjoint d’un membre régulier décédé qui veut maintenir son appartenance à l’AQDER
Le membre associé : personne jugée admissible par le Conseil d’administration
2. PHOTOGRAPHIE ET ENREGISTREMENTS
2.1 Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
2.2 Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme employé.e de l’AQDER ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
3. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
3.1 Les employé·es sont tenu·es de signer la présente entente de confidentialité (ANNEXE A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de l’AQDER.
3.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e employé·e avec l’AQDER et survit à la fin de cette relation.
4. COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
4.1 L’AQDER peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employés·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
– maintenir les coordonnées à jour ;
– documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
– permettre, dans le cas des employé·es rémunéré·es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).
4.2 L’AQDER peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à l’AQDER de réaliser un événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un service.
4.3 L’AQDER peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
4.3 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
5. GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
5.1 À l’AQDER, la direction générale est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le site web principal de l’AQDER, il est indiqué, sous le titre de la direction générale, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre. La direction générale s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
5.2 Sous réserve de l’article 5.3, la direction générale est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient l’AQDER. Les autres employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
5.3 Pour l’application des lois, selon le décret 1761-2022, un incident de confidentialité correspond à tout accès, ou utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
5.4 Lorsqu’un·e employé·e ou un·e participant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé·e ou le ou la participant·e doit, pour ce faire, remplir un formulaire de signalement e l’acheminer ensuite à la direction générale.
5.5 Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq (5) ans.
5.6 Doivent être colligé dans le formulaire de signalement :
– Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description;
– Une brève description des circonstances de l’incident;
– La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue);
– La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incidente;
– Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue);
5.7 La direction juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versés au Registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
6.1 Les employé·es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
– S’assurer que les renseignements confidentiels sont gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
– S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année et chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
– Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs sont verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.
6.2 Lorsqu’un·e employé·e peut également, à certains égards, être qualifié·e de participant·e, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
6.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de l’AQDER.
7. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
7.1 Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits afin que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
7.2 Les dossiers concernant les employé·es sont conservés par l’AQDER.
7.3 Les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusés, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre à l’AQDER de le recontacter dans le futur. Chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.
7.4 Délai de conservation des dossiers : cinq (5) ans
8. DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS
8.1 Autres que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
8.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
8.3 Tel que permis par la loi, l’AQDER peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre l’AQDER ou ses employé·es, par ou de la part d’un·e participant·e, d’un·e employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires,ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e participant·e ou d’un·e employé·e.
9. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE
9.1 Sous réserve de l’article 9.2, les participant·es et employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que l’AQDER a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
9.2 L’AQDER doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
9.3 Une demande d’un·e participant·e ou d’un·e employé·e en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
10. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
10.1 Les participant·es et les employé·es manquent à leur obligation de confidentialité lorsque ces personnes :
• Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir
accès ;
• Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de l’AQDER alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
• Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir.
• Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique. Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec l’AQDER, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario se reproduise.
11. RECOURS
11.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de l’AQDER ou du conseil d’administration de l’AQDER si la plainte concernant la direction générale.
11.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de l’AQDER d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Cette politique a été entérinée par le Conseil d’administration le 20 novembre 2024
